효율적인 업무, 회의실 대관으로 시작해보세요

코로나19 이후 재택근무가 늘어나면서 회사에서도 많은 변화가 일어나고 있죠. 사무실 공간과 인력을 줄이고 화상회의나 온라인 협업툴 등 비대면 근무 환경을 구축하면서 불필요한 낭비를 줄이는 모습입니다. 하지만 아무리 기술이 발전해도 사람들이 모여 일해야 하는 상황은 피할 수 없죠. 그래서 최근 기업에서는 ‘스마트 오피스’라는 개념을 도입해 직원들의 업무 효율성을 높이고자 노력하고 있습니다. 스마트 오피스란 말 그대로 똑똑하게 일하는 방식을 의미하는데요. 어떤 점이 달라졌는지 살펴보겠습니다.

사무실 임대료 절감 효과 있나요?
네 그렇습니다. 기존처럼 한 공간에 여러 명이 모여 일할 때 발생하는 비효율성과 고정비 지출을 줄일 수 있다는 장점이 있습니다. 또한 개인별로 지정된 좌석 없이 원하는 자리 어디든 앉을 수 있고, 노트북 하나로 언제 어디서든 업무를 처리할 수 있어서 출퇴근 시간 절약 및 이동시간 단축이라는 부수적인 효과도 얻을 수 있습니다.

직원들의 만족도는 어떤가요?
최근 잡코리아 설문조사 결과에 따르면 직장인 10명 중 7명이 코로나19 사태 이후 원격근무 경험이 있다고 답했습니다. 이 가운데 90% 이상이 긍정적인 반응을 보였는데요. 특히 응답자의 73.9%는 “원격근무 후 이전보다 업무 생산성이 높아졌다”고 답해 눈길을 끌었습니다. 실제로 국내 대기업 A사는 지난해 9월부터 11월까지 약 2개월간 일부 부서 대상으로 자율좌석제를 시범 운영했는데요. 이를 통해 연간 1억 원가량의 임차료를 절감했다고 합니다.

업무공간 어떻게 구성되어있나요?
자율좌석제라고 해서 모든 임직원이 자유롭게 출근해서 일하고 퇴근하는 건 아닙니다. 각 팀마다 정해진 구역 내에서 각자 맡은 업무를 수행하기 때문에 팀원 간 소통이 원활하다는 장점이 있습니다. 예를 들어 마케팅팀이라면 매일 오전 8시~오후 5시 사이에 해당 팀 구성원 누구나 이용할 수 있도록 공용 PC와 복합기, 각종 사무용품들을 비치해둡니다. 그리고 점심시간엔 도시락을 먹으며 휴식을 취하거나 동료들과 티타임을 가질 수 있게 휴게시설을 마련해뒀습니다.

 이렇게 좋은 시스템이지만 아직까지는 제한되는 부분이 많습니다. 우선 보안 문제가 해결되어야 하는데요. 대부분의 IT기업에선 사내망 접속 시 지문인식 또는 안면인식 로그인 절차를 거치도록 하고 있지만, 그렇지 않은 경우라면 해킹 위험에 노출될 수밖에 없습니다. 따라서 외부 인터넷망과의 연결을 차단시켜주는 VPN(Virtual Private Network) 서비스를 활용하면 보다 안전하게 업무를 진행할 수 있습니다.